GDPR




OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE SPOLEČNOSTI TOPTRANS EU, a.s.

Dovolujeme si Vám oznámit, že TOPTRANS EU, a.s., se sídlem Na Priehon 50, Nitra, Slovenská republika, IČ: 36703923, podnikající v ČR prostřednictvím: TOPTRANS EU, a.s., organizační složka, se sídlem U Plynárny 1290/99, Praha 10 – 101 36, IČ: 28202376, DIČ: CZ28202376, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl A, vložka 59349, (dále jen „TOPTRANS“) zpracovává osobní údaje v souladu s platnou právní úpravou, a ode dne 25. 05. 2018 i v souladu s nařízením EP a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“).

Ujišťujeme Vás, že veškeré osobní údaje, které TOPTRANS shromažďuje, shromažďuje pouze pro odůvodněné účely a jen po omezenou dobu. Tyto údaje jsou chráněny maximální možnou mírou zabezpečení.

Na dodržování všech zásad ochrany osobních údajů u nás dohlíží pověřenec pro ochranu osobních údajů (Data Protection Officer, dále jen „DPO“), na kterého se můžete v případě jakýchkoli dotazů týkajících se ochrany osobních údajů kdykoli obrátit na emailové adrese gdpr@toptrans.cz.

Níže si Vás dovolujeme detailně informovat o tom, co ochrana osobních údajů představuje a jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje ve společnosti TOPTRANS.

GDPR – CO TO JE?

GDPR, česky obecné nařízení o ochraně osobních údajů, v České republice nahradilo dosavadní právní úpravu ochrany osobních údajů v podobě směrnice 95/46/ES a souvisejícího zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.

To znamená, že právní rámec ochrany osobních údajů zde fungoval i do 25. 05. 2018 a osobní údaje byly chráněny i doposud. Toliko nová úprava rozšiřuje práva dotčených osob na ochranu osobních údajů a povinnosti těch subjektů, které osobní údaje zpracovávají.

Fyzické osobě, jejíž osobní údaje se zpracovávají, se pro tyto účely říká subjekt údajů.

OSOBNÍ ÚDAJE – KTERÉ TO JSOU?

Osobním údajem je jakákoli informace o identifikované či identifikovatelné fyzické osobě.

GDPR rozděluje osobní údaje do dvou kategorií – obecné a zvláštní. Co se týče Vás, našich zákazníků, příjemců či smluvních partnerů, tak TOPTRANS zpracovává osobní údaje pouze obecné.

Zpracováváme či můžeme zpracovávat zejména následující osobní údaje:

identifikační: jméno a příjmení, adresa, místo podnikání, IČ, DIČ, číslo dokladu totožnosti (občanský průkaz, pas či jiný průkaz), Vaše funkce v organizaci, pokud zastupujete právnickou osobu, přihlašovací jméno a heslo v našem zákaznickém programu;

kontaktní údaje: telefonní číslo, emailová adresa, případně adresa pro doručení a fakturační adresa;

údaje o objednaných službách: údaje o Vašich objednaných zásilkách, údaje o případných reklamacích, údaje o způsobu platby a případně číslo bankovního účtu;

v případě Vaší osobní návštěvy střediska i nahrávky z kamerových systémů.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ – JAKÉ VŠECHNY ČINNOSTI TO JSOU?

Jednoduše řečeno, dle GDPR se zpracováním osobních údajů rozumí jakákoli sofistikovanější činnost, kterou správce s osobními údaji provádí, a to za určitým účelem.

Konkrétně může jít např. o shromáždění osobních údajů, jejich zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

V naší společnosti TOPTRANS zpracováváme veškeré osobní údaje automatizovanými prostředky i manuálně.

SPRÁVCE NEBO ZPRACOVATEL?

Správce je dle GDPR fyzická nebo právnická osoba, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a za zpracování primárně odpovídá.

My, jakožto společnost, která je při poskytování svých služeb v pozici zasílatele, zpracováváme veškeré výše zmíněné osobní údaje v postavení správce.

Oproti tomu zpracovatel je dle GDPR fyzická či právnická osoba, kterou si správce najímá, aby pro něj prováděla s osobními údaji zpracovatelské operace. Jinými slovy zpracovatel zpracovává osobní údaje pro správce.

U nás ve společnosti TOPTRANS máme svou praxi spočívající v poskytování přepravních služeb založenou i na principu spolupráce s externími dopravci, kteří zajišťují přepravu pod naší značkou. Za účelem plnění zasílatelských smluv (tj. doručení zásilek) poskytujeme osobní údaje svých zákazníků, resp. příjemců zásilek, i těmto externím dopravcům. Ujišťujeme Vás, že se všemi externími dopravci jsme uzavřeli smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které se zavázali respektovat požadavky stanovené GDPR a zajistit, aby Vaše údaje byly v bezpečí.

Využíváme služeb i dalších zpracovatelů, kteří zpracovávají osobní údaje pouze podle našich pokynů a pro námi stanovený účel. I s těmito zpracovateli jsme uzavřeli smlouvu o zpracování osobních údajů, event. zajistili, že se tito další zpracovatelé v písemné formě zavázali, že budou zpracovávat osobní údaje v souladu s GDPR.

Takovými dalšími zpracovateli jsou zejména:

dodavatelé technologií (zejména IT technologií a bezpečnostních technologií), další příslušné podpory a souvisejících služeb;

poskytovatel SMS služby, pomocí které jste informováni o průběhu objednávky;

poskytovatelé bezpečnostního kamerového systému,

osoby vázané zákonnou mlčenlivostí: advokáti, daňoví poradci, auditoři.

PRÁVNÍ DŮVOD ZPRACOVÁNÍ A ÚČEL ZPRACOVÁNÍ

V TOPTRANSU zpracováváme pouze osobní údaje potřebné k poskytnutí profesionálních služeb a komfortní obsluhy. Zároveň musíme při zpracování dodržovat zákonné povinnosti a chránit své oprávněné zájmy.

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém nám byly poskytnuty v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu, nebo které byly shromážděny jinak a jsou zpracovány v souladu s platnými právními předpisy či k plnění našich zákonných povinností.

Vaše osobní údaje zpracováváme jen za legitimním účelem, a to v nezbytném rozsahu pro ten daný příslušný účel.

To znamená, že v případě, že si u nás objednáte přepravu zásilky nebo s námi uzavřete jinou smlouvu jako fyzická osoba, potřebujeme Vaše osobní údaje (identifikační, kontaktní a údaje o objednávce) za účelem realizace smluvního vztahu – tj. k plnění smlouvy, resp. za účelem přepravy a sledování zásilky.

V případě, že si u nás objednáte přepravu zásilky nebo s námi uzavřete jinou smlouvu jako zástupce právnické osoby, potřebujeme ty samé osobní údaje, jako v případě zmíněném výše, a to opět v souvislosti s poskytováním našich služeb jako zasílatele. V tomto případě Vaše údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu – tj. za účelem uzavření a plnění smlouvy s osobou, kterou zastupujete.

V případě, pokud jste příjemcem zásilky, potřebujeme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu za účelem splnění objednané služby, tj. doručení zásilky. Konkrétně zpracováváme zejména Vaše jméno, příjmení, adresu pro doručení, telefonní číslo.

Některé Vaše osobní údaje zpracováváme i z důvodu a za účelem plnění zákonných povinností. To se týká Vašich identifikačních, kontaktních údajů a údajů o Vámi objednaných službách. A které zákony nám tuto povinnost stanovují? Jsou to zejména:

zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,

zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele,

zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,

zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví,

zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

Dalším účelem zpracování osobních důvodů je náš oprávněný zájem. Osobní údaje za tímto účelem zpracováváme jen v případě nezbytnosti tohoto zpracování. To nastává v případě např. našeho zájmu na ochraně našich středisek, která jsou střežena kamerovými systémy. Dále se může jednat o řešení sporů či vymáhání pohledávek (to však v rozsahu shodném jako pro účel realizace smluvního vztahu).

TOPTRANS zpracovává osobní údaje pro výše uvedené účely po dobu trvání smluvního vztahu, a poté po dobu, po níž může některá ze smluvních stran uplatnit jakákoliv práva související s poskytnutou službou.

PŘEDÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ MIMO ÚZEMÍ ČR

Abychom mohli realizovat objednanou službu, musíme v některých případech předat Vaše osobní údaje za hranice České republiky či za hranice Evropské unie, resp. Evropského hospodářského prostoru (dále jen „EHS“). Děje se tak klasicky v případech, že si u nás objednáte přepravu z/do zahraničí.

Nařízení GDPR je platné a účinné pouze v oblasti Evropské unie, resp. v EHS, z čehož vyplývá, že v jiných oblastech nemusí mít stejně vysoký standard právního rámce ochrany osobních údajů při jejich zpracování jako u nás.

Proto budeme spolupracovat a zajišťovat plnění služeb jen s takovými partnery, u kterých si budeme jisti, že Vaše osobní údaje budou rovněž chránit.

PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ, ANEB VAŠE PRÁVA

Práva Vás, jakožto subjektů údajů, jsou důležitým prvkem ochrany osobních údajů jako celku.

Máte právo na to být informováni o zpracování svých osobních údajů. Tím se rozumí právo na určité informace, zejména o zpracování, totožnosti správce, o příjemcích osobních údajů (to jsou ti, kterým jsou osobní údaje poskytnuty).

Mezi další práva, při jejichž uplatnění již budete muset mnohdy vyvinout aktivitu, obecně patří:

právo na přístup, opravu – tato práva pro Vás znamenají právo získat od správce informaci (potvrzení), zda jsou, či nejsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud jsou, máte (ideálně přímo a online) právo získat informace o tomto zpracování; zároveň, pokud zjistíte, že je nějaký osobní údaj, který správce zpracovává, nesprávný, můžete požadovat, aby byl opraven.

právo být zapomenut, právo na výmaz – v případě, že osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, máte právo na to, aby je správce vymazal či jinak zlikvidoval. To bude muset správce udělat i v případě, že neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování, dále také v případě, že vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, osobní údaje byly zpracovány protiprávně či v případě, že osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti.

právo na přenositelnost údajů – toto právo pro Vás představuje možnost za určitých podmínek získat osobní údaje, které se Vás týkají a jež jste správci poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

právo vznést námitku – když budete mít zato, že správce zpracovává Vaše osobní údaje nezákonným způsobem nebo bez jakéhokoliv právního důvodu a bez Vašeho souhlasu, můžete proti tomuto zpracování vznést námitku. Když budete mít jakoukoli námitku vůči zpracovávání Vašich osobních údajů naší společností, neváhejte se obrátit na našeho DPO na emailové adrese gdpr@toptrans.cz.

právo podat stížnost – samozřejmě máte vždy možnost obrátit se také se stížností přímo k příslušnému dozorovému úřadu – tj. Úřadu na ochranu osobních údajů, na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

VAŠE PRÁVA – JAK JE MŮŽETE UPLATNIT?

Pokud byste chtěli uplatnit jakékoli své právo jakožto subjektu údajů nebo v případě jakýchkoli jiných dotazů či požadavků souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, kontaktuje nás prostřednictvím emailové adresy gdpr@toptrans.cz.